Home Het Web Alfabet 2.0 D - Document Management Systeem
D - Document Management Systeem PDF Print E-mail
Geschreven door Marnix   

Veel kennis is opgeslagen in documenten. Denk maar aan beschrijvingen, handleidingen, presentaties, foto's, figuren, ...

Boeken op een stapel (courtesy austinevans) 

Een document management systeem waarmee al deze verschillende informatiedragers kunnen beheerd worden is een onmisbare pijler van een goed kennisbeheersysteem.  Anders krijg je algauw een onoverzichtelijke stapel.

Een document management systeem is als het ware een bibliotheek voor al onze digitale informatiedragers.  Een klassieke bibliotheek is vooral gericht op het uitlenen van boeken of informatie.  Een goed document management systeem zal ook ondersteuning geven bij het beheer van de levenscyclus van een document.

Een eerste stap hier is de creatie van het document.  Vaak zullen verschillende auteurs samenwerken bij het maken van een document.  Ze zullen mekaars werk aanpassen, verbeteren of goedkeuren.  

De volgende stap is het bewaren en ter beschikking stellen van de documenten.  Met behulp van een zoekfunctie en rekening houdend met de individuele toegangsrechten van elke gebruiker kan het document management systeem geraadpleegd worden.

De laatste stap is de archivering of vernietiging van documenten.  Je kunt alles niet blijven bijhouden. Sommige zaken zijn echter waardevol genoeg om ze te stockeren in een archief, buiten het actief gebruikte gedeelte van het document management systeem.  Andere zaken kunnen na verloop van tijd vernietigd worden.  

Functionaliteiten die dit beheer ondersteunen zijn onder andere versiebeheer, work flow, notificaties, automatische goedkeuring, check in/check out, individuele toegangscontrole, integratie met andere toepassingen, ... 

bibliotheek met boeken in rekken (Courtesy singsing_sky) 

Mits een goede structuur en organisatie zal een document management systeem een goede bibliotheek voor uw digitale informatie zijn.

 

 

 

 

 

 

 

Pictures : austinevansingsing_sky

Trackback(0)
Commentaar (0)Add Comment

Schrijf commentaar

security code
Schrijf de volgende tekens


busy
Laatst aangepast ( maandag, 16 februari 2009 14:21 )
 
Copyright © 2017 quirio. Alle rechten voorbehouden.
Joomla! is gratis open source software vrijgegeven onder de GNU/GPL Licentie.